We wrześniu 2021 roku przeprowadziłem krótkie badanie ankietowe skierowane do członków działających w Polsce organizacji pozarządowych.
Chciałem poznać odpowiedź na pytanie, czy polskie NGO używają w swojej codziennej pracy komputerowych narzędzi do zarządzania projektami oraz technik zarządzania pracą lub/i projektem.
Uwagi metodologiczne
Z uwagi na ograniczony czas oraz zasoby, w badaniu zastosowałem tzw. dobór przypadkowy – oznacza to, że wniosków nie powinno uogólniać się wszystkie polskie NGO. Także wielkość próby (66 ankietowanych) nie uprawnia do przenoszenia wyników ankiety na całą populację. Badanie było raczej przyczynkiem do dalszych badań tematu oraz zachętą dla pozostałych zainteresowanych, aby zbadać go dogłębniej.
Wyniki
Odpowiedzi na pierwsze pytanie – „Jak duża jest organizacja, w której działasz / pracujesz” udzieliło 66 ankietowanych. Większość ankietowanych (72,7%) działa w organizacjach o liczebności do 25 osób.
Zaledwie 16,7% z nich jest częścią organizacji mającej od 26 do 100 osób, a jeszcze mniej, bo 10,6% – do organizacji mającej więcej niż 100 członków. Dzięki dodatkowemu pytaniu o nazwę organizacji (odpowiedzi na które zobowiązałem się nie upubliczniać) dowiedziałem się, że ankietę wypełnili członkowie co najmniej 47 różnych organizacji.
Jak wiele NGO korzysta z komputerowych narzędzi do organizacji pracy?
Aż 62,10% z ankietowanych (łącznie 41 osób) potwierdziło, że w swojej pracy wykorzystuje narzędzia komputerowe.
Co ciekawe, dwie z organizacji, które nie używają w swojej pracy komputerowych narzędzi zadeklarowały liczebność członków powyżej 100 osób. Wydaje to się być sprzeczne z intuicją, że bez zaawansowanych narzędzi mogą sobie radzić głównie organizacje o niewielkiej liczbie członków – okazuje się, że nawet duże NGO są w stanie organizować sobie pracę bez pomocy narzędzi komputerowych.
Z jakich narzędzi do organizacji pracy korzystają NGO?
Rzuca się w oczy dominacja Google Docs / Workspace (aż 32 wskazania na 41 odpowiedzi, co oznacza, że aż 78% ankietowanych wykorzystuje go w swojej działalności). Kolejne miejsca należą do Trello, Asany i MS Office 365, dalej zaczyna się już długi ogon pojedynczych odpowiedzi (CRS, Hack.md, Citrix24, Nozbe, Miro, Click Up, własny system).
Dla zdecydowanej większości (85,40%) korzystanie z komputerowych narzędzi nie wynikało z pandemii COVID-19.
Jakie narzędzia do komunikacji wykorzystują NGO?
Podobnie jak w przypadku narzędzi do zarządzania projektem, w ścisłej czołówce znalazły się komunikatory popularne oraz darmowe.
Można także wnioskować, że bezpieczeństwo komunikacji nie było priorytetem dla ankietowanych. Uchodzący za bezpieczny komunikator Telegram wskazało zaledwie 3 badanych, podczas gdy znane z problemów z bezpieczeństwem Messenger i WhatsApp zebrały ich łącznie 36, pozostawiając resztę stawki daleko w tyle. Popularny komunikator biznesowy Slack zebrał zaledwie 2 wskazania.
W „długim ogonie” pojedynczych wskazań znalazły się komunikatory Jitsi, Discord, Clickmeeting oraz niegdyś potężny Skype.
Jakie techniki wykorzystują NGO?
Ostatnim pytaniem na które mogli odpowiedzieć ankietowani członkowie organizacji pozarządowych było to, jakie metody i techniki zarządzania pracą i projektem wykorzystują w swojej codziennej pracy. Ponieważ było to pytanie wielokrotnego wyboru, wyniki nie zostały przeliczone na wartości procentowe.
Zdecydowanie najpopularniejszą techniką spośród wszystkich wskazanych pozostaje lista zadań, na którą wskazało aż 35 ankietowanych. Kolejne pod względem popularności było spotkanie tygodniowe (24 wskazania), a następnie tablica Kanban (5 wskazań), osie czasu i mapy drogowe (4 wskazania) oraz wykresy Gantta (2 wskazania).
Po jednej odpowiedzi zebrały następujące metody i techniki:
- Spotkania codzienne (daily)
- Lean
- Metoda ścieżki krytycznej
- Harmonogramy rzeczowo-finansowe
- Analiza Insights i danych statystycznych
- Spotkania comiesięczne
Pięciu z ankietowanych zadeklarowało natomiast, że w ich organizacji nie korzysta się z żadnej konkretnej metody.
Podsumowanie
Badanie ankietowe wskazuje na wysoki poziom wykorzystania przez NGO komputerowych narzędzi do zarządzania pracą oraz komunikatorów i rozwiązań do telekonferencji. Dominują narzędzia darmowe i ogólnodostępne, choć zdarzają się odstępstwa od tej normy. Bezpieczeństwo komunikacji nie jest dla ankietowanym priorytetem.
Wykorzystanie narzędzi komputerowych nie jest bezpośrednio związane z pandemią COVID-19 – większość ankietowanych korzystała z tego typu rozwiązań już wcześniej. Ponadto nie widać żadnych istotnych różnic w odpowiedziach pomiędzy przestawicielami ogółu NGO a ruchów miejskich.
Wbrew oczekiwaniom, okazuje się, że przedstawiciele NGO chętnie korzystają także z technik zarządzania pracą, i choć większość z nich to techniki stosunkowo proste, zdarzają się także bardziej skomplikowane rozwiązania.